Henkilöstön osaamisen ylläpitäminen ja kehittäminen on yrityksen keskeinen kilpailutekijä toimialasta riippumatta. Vaikka osaamisen merkitys on tunnistettu, siihen liittyviä riskejä mitataan ja hallitaan vain harvoin osana organisaation kokonaisvaltaista riskienhallintaa. Henkilöstöä osallistamalla ennakoivasti tehdään arjen toimintaan vaikuttavat osaamisriskit näkyviksi. Riskienhallinnan tulee olla kattavaa ja systemaattista, jolloin se linkittyy luontevasti myös organisaation päätöksentekoon. Osaamisriskien ennakoinnilla saat liiketaloudellista kilpailuetua muuttuvassa ja epävarmassa maailmassa.
“Ihmisten osaamiseen liittyvät riskit klusteroidaan nykyisin vahinkoriskien alle eikä niitä mitata tai identifioida liiketoiminnan riskien määrittelyssä erikseen”
Lähdemme Suomessa liikkeelle takamatkalta
Gallupin (State of the Global Workplace: 2022 Report) julkaisema tuoreen työvoiman tilaa globaalisti kartoittavan tutkimuksen (68 000 vastaajaa, yli 140 maasta) mukaan suomalaisista ainoastaan 13% tuntevat osallisuutta työyhteisöään kohtaan. Maailman onnellisimpana kansana jo viisi vuotta peräkkäin sijoitumme Euroopassa vasta sijalle 26/38, kaikkien Pohjoismaiden ja Viron ollessa meitä merkittävästi edellä. Saman tutkimuksen mukaan 44% suomalaisista kokee työperäistä stressiä päivittäin ja 37% on huolissaan omasta työstään. Samaan aikaan meillä on huutava osaajapula ja työvoiman kohtaanto-ongelma erityisesti nuorten vastavalmistuneiden ja yli 50 vuotiaiden työntekijöiden kohdalla monella eri toimialalla.
Haaste ratkaistavaksi on moninäkökulmainen. Näkemyksemme, kokemuksemme ja tutkimusten mukaan oikeanlaisen osaamisen varmistaminen mahdollistaa parempaa toimenpanokykyä ja tuo organisaatiolle toimialasta riippumatta parempaa muutosjoustavuutta kohdata epävarma ja muuttuva toimintaympäristö. Siksi käsittelemme tässä blogissa mielestämme yrityksen kilpailukyvyn kannalta juuri tässä ajassa kriittisintä näkökulmaan, ihmisten osaamiseen liittyviä riskejä. Saat lisää tietoa ja vastauksia sekä siitä miten osaamisriskeihin tulisi suhtautua että miten niihin pystyy ajoissa tarttumaan.
Mitä tulisi ymmärtää osaamiseen liittyvistä riskeistä, mihin ja miten päättäjät yhdessä henkilöstönsä kanssa voivat niihin vaikuttaa, jotta pahimmat sudenkuopat vältettäisiin?
Ihmisvaltaisten liiketoimintojen kilpailukyky ja tuottavuus ovat helisemässä
Teknologisista tekoälyratkaisuista ja lisääntyneestä teollisuuden automaatiosta huolimatta OECD-maiden tuottavuus on ollut laskussa viimeiset kaksi vuosikymmentä. Osan tästä selittää ulkoiset viimeaikaiset maailmanlaajuiset tekijät, kuten pandemia ja Ukrainan sota, jotka ovat meillä Suomessa vaikuttaneet negatiivisesti esimerkiksi maataloustuotannon kannattavuuteen, globaalien tuotantohyödykkeiden jakelun haasteisiin ja palveluiden kysyntään.
Näiden globaalien syy-seuraussuhteiden lisäksi meillä Suomessa, kuten lähes kaikissa länsimaissa, on haasteena löytää riittävästi oikeanlaista työvoimaa. Jo nyt usealla toimialalla, kuten sote-palveluissa, hotelli- ja ravintola-alalla ja ICT-sektorilla, on huutava pula kyvykkäistä osaajista, jossakin raadollisesti jopa pelkästään tekijöistä määrällisesti, ei laadullisesti. Asiantuntijoiden, valtiovallan ja yritysjohdon lausunnoissa nousee jatkuvasti esille tarve noin 500 000 – 700 000 työntekijälle Suomessa pikimiten, jotta yhteiskuntamme palveluita ja infrastruktuuria voitaisiin jatkossa ylläpitää kestävästi. Työvoiman määrä ei selkeästi asiaa pelkästään ratkaise, vaan tarvitaan myös rakenteellisia ja pitkäjänteisiä muutoksia sekä uutta asennetta koko Suomen osaamispotentiaalin hyödyntämiseksi sosiaalisesti kestävästi.
Tätä savottaa eivät tällä hetkellä tue pienenevät ikäluokat ja ihmisten omat valinnat kuten massa-irtisanoutumiset esimerkiksi koetun työnantajan osoittaman arvostuksen puutteen vuoksi tai vallalla oleva “quiet quitting” -ilmiö, jossa työhön ei panosteta enää samassa määrin kuin aiemmin ja elämän sisältö yksilölle löytyy kasvavassa määrin muista ei työhön liittyvistä henkilökohtaisista mielenkiinnon kohteista. Lisäksi koulutusjärjestelmämme ei pysty nykyresurssein valmistamaan riittävää määrää osaajia eri toimialojen tarpeisiin.
Näiden haasteiden edessä pohdimme, että onko teollinen ajattelu, jossa työn suunnittelu ja johto on jo vuosia erotettu toteutuksesta enää mahdollista? Nähdäänkö työvoima tuloslaskelman kustannuseränä vai taseessa sosiaalisena pääomana? Jälkimmäisessä tapauksessa oikeanlaisten osaajien löytäminen, kollektiivisen osaamisen vahvistaminen ja oikeista osaajista kiinnipitäminen eivät ole kustannuseriä, vaan myös investointeja tulevaan.
Työvoiman saatavuuden niukkuudessa ja kiireessä tehdään usein hätäratkaisuja, joilla on tarkoitus saada oikeanlaisia pelaajia, oikeille pelipaikoille, oikeaan aikaan tuottamaan nopeasti. Pitäisikö hetkeksi pysähtyä pohtimaan mahdollisten väärien valintojen kauaskantoisia osaamisesta johtuvia liiketoimintariskejä? Ellemme tunnista osaamisriskejä systemaattisesti ja ennakoivasti koko organisaation kilpailu- ja toimeenpanokyky, samoin asiakasrajapintaan näkyvä työilmapiiri ovat vaarassa epäonnistua. Miten näitä riskejä voidaan konkreettisesti tunnistaa, ennakoida ja välttää?
Osaamiseen liittyvät riskit voi tiedostaa, tunnistaa ja niitä pystyy ennakoimaan
Henkilöstön osaamisen ylläpitäminen ja kehittäminen on yrityksen keskeinen kilpailutekijä toimialasta riippumatta. Esimerkiksi puutteet henkilöstön osaamisessa voivat muodostaa vakavia riskejä yrityksen menestykselle ja yritys voi suorastaan lamaantua jos avainosaaja vaihtaa työpaikkaa tai osaavaa työvoimaa ei muuten ole saatavilla.
Typillisiä avainkyvykkyyksiin liittyviä riskejä voivat olla, esimerkiksi:
- Työvoiman saatavuus ja kysyntätekijät
- Ymmärrys tulevaisuuden osaamistarpeista
- Rekrytointeihin liittyvät riskit
- Avainhenkilöihin liittyvät riskit
- Avainosaamiseen liittyvät riskit
- Tiedon jakamiseen ja säilytykseen liittyvät riskit
Vaikka osaamiseen merkitys on tunnistettu, niihin liittyviä riskejä kuitenkin mitataan ja hallitaan vain harvoin, esimerkiksi osana kokonaisvaltaista riskienhallintaa. Osaamiseen ja kyvykkyyteen liittyviä riskejä ei välttämättä tunnisteta tai niihin liittyvät tekijät luokitellaan esimerkiksi henkilöstö- ja vahinkoriskien alle, jolloin osaamista ei nähdä niinkään strategisena kysymyksenä. Tällöin sitä ei myöskään välttämättä huomioida yrityksen jatkuvuussuunnittelussa tai osana liiketoimintariskien hallintaa.
Yleisesti riskillä viitataan mahdollisuutena epävarmaan asiaan tai tapahtumaan, jolla voi olla negatiivisia tai positiivisia vaikutuksia yrityksen toimintaan ja tavoitteisiin. Negatiivisista riskeistä puhutaan uhkina ja positiiviset riskit ovat mahdollisuuksia.
Hallinnoinnista hallintaan – miten osaamisriskejä hallitaan tehokkaasti osallistaen
Riskienhallinta edellyttää riskien aktiivista johtamista, koordinointi ja ohjausta. Riskienhallinnan prosessi muodostuu yrityksessä käytettävistä menetelmistä, joilla pyritään saavuttamaan asetetut tavoitteet (kuva 1).
Kuva 1. Osaamisriskien kokonaisvaltainen hallinta
Osaamiseen ja kyvykkyyksiin liittyvien riskien hallinnassa voidaan hyödyntää ISO31000-standardin suosituksia riskien tunnistamiseen arviointiin, analysointiin ja toimenpiteiden määrittelyyn. Lisäksi ISO3100-standardin keskeiset periaatteet, kuten osallistavuus, jatkuvuus ja riskienhallinnan linkittäminen päätöksentekoon luovat hyvän perustan riskien tehokkaalle johtamiselle kattavan tilannekuvan aikaansaamiseksi.
Osallistamisen avulla saadaan näkyväksi organisaatiossa olevaa hiljaista tietoa ja hyödynnetään samalla henkilöstön osaamista sekä kokemuksia esimerkiksi asiakasrajapinnalla. Näin henkilöstö saadaan myös sitoutumaan yhdessä sovittuihin riskienhallinnan toimenpiteisiin ja koko prosessin luotettavuus paranee. Lisäksi riskien arvioinnissa perinteisempien kriteerien, kuten vakavuuden ja todennäköisyyden rinnalle voidaan nostaa esimerkiksi olemassa olevien kontrollien tehokkuus tai osaamisen nykytila yrityksessä, jotka yhdessä antavat monipuolisen kuvan riskienhallinnasta linkittäen sen päätöksentekoon.
Riskien tunnistamisen ja arvioinnin jälkeen riskit analysoidaan esimerkiksi henkilöstön kanssa järjestettävissä yhteisissä työpajoissa. Riskitaso voidaan esittää visuaalisesti ymmärrettävästi riskimatriisina (kuva 2), jossa oikealla ylhäällä sijaitsevat merkittävimmät riskit. Riskien analysoinnin ja käsittelyn tarkoituksena on ymmärtää riskejä eri näkökulmista, arvioida riskien suuruutta ja määritellä toimenpiteitä eri hallintakeinoin kaikkein merkittävimmille riskeille. Samaan aikaan riskit myös vastuutetaan ja niille määritellään vastuutahot.
Riskienhallinta tulisi olla jatkuvaa, jolloin prosessi olisi syytä toistaa aika ajoin, ja se voidaan integroida, esimerkiksi vuosikellon mukaiseen päätöksentekoon. Näin voidaan seurata riskien kehittymistä, toimenpiteiden vaikutusta sekä tunnistaa ja arvioida uusia riskejä toimintaympäristön tai tavoitteiden muuttuessa.
Osaamisriskien hallintakeinot
Riskin jakaminen: esim. osaamisen siirtäminen, osaamisen hankinta ostopalveluna
Riskin pienentäminen ja poistaminen: esim. sitouttaminen, palkitseminen, koulutus, rekrytointi
Riskin välttäminen: esim. osaamisen lisääminen, ennusteet ja varahenkilösuunnitelmat
Kuva 2. Riskimatriisi (Inclus yhteisöllinen riskienhallintatyökalu)
Ratkaisuja näkyvissä horisontissa
Yhteisen ymmärryksen kasvattaminen osaamisriskeistä tuo näkyviin uusia näkökulmia organisaation usein piilossa olevista mahdollisuuksista ja niiden kääntämisestä kilpailueduksi esimerkiksi kollektiiviseen oppimiseen ja koulutustarjonnan kehittämiseen liittyen. Kohdistetut tärkeimpiin tarpeisiin liittyvät oppimismahdollisuudet motivoivat henkilöstöä jatkuvaan kehittämiseen ja yritykset voivat pitää kiinni paremmin parhaista osaajistaan.
Osaamisriskien määrittely ja arviointi tapahtuu digitaalisessa nykyajassa hyvin sujuvasti. Osaamisriskien analysointiin ja kuvantamiseen löytyy tällä hetkellä erinomaista osaamista ja tekoälyavusteisia vuorovaikutteisia työkaluja. Me Humapissa ja Inclusissa pystymme tukemaan sinua riskienhallinnan kehittämisessä välittömästi. Toimintatapamme ja työkalujemme avulla teet oikeita päätöksiä ja kohdistat toimintasi oikeisiin asioihin ennakoivasti aika- ja kustannustehokkaasti.
Onko sinulla varaa antaa organisaatiosi takaoven vuotaa osaajista? Miten varmistaa oikeat ihmiset, oikeisiin rooleihin ennakoivasti? Kuinka päätät kiireessä ja tulospaineessa ihmisten osaamiseen liittyviin riskeihin ja pidät oikeat osaajat talossa?
Kirjoittaja TkT Sami Kärnä on Inclus Oy:n myyntijohtaja ja toimii Humapin ekosysteemikumppanina työelämän riskienhallinnan asiantuntijana. Jere Talonen toimii Humapin ekosysteemiliiketoiminnan johtajana ja organisaatiokonsulttina.
KATSO TALLENNE:
OSAAMISEN RISKIT NÄKYVIKSI JA ARJEN PÄÄTÖSTEN TUEKSI
Riskienhallinnan tulee olla kattavaa ja systemaattista, jolloin se linkittyy luontevasti myös organisaation päätöksentekoon. Osaamisriskien ennakoinnilla saat liiketaloudellista kilpailuetua muuttuvassa ja epävarmassa maailmassa. Näe ja koe konkreettisesti miten osaamisriskejä voidaan vuorovaikutteisilla uusilla työkaluilla ja metodeilla tehdä näkyviksi ja tarttua niihin hyvissä ajoin ennakkoon.
KAtso webinaaritallenne, jossa osaamisriskienhallinnasta ja konkreettisista työkaluista organisaatioiden osaamisriskien ennakointiin ovat puhumassa Humapin ekosysteemikumppani Inclus Oy:n myyntijohtaja Sami Kärnä ja Humapin ekosysteemiliiketoimintajohtaja Jere Talonen.
KATSO TALLENNE TÄSTÄ.