Olen aina ollut erityisen kiinnostunut vuorovaikutuksesta ja ryhmädynamiikasta. Kiinnostus ohjasi minut aikoinaan tälle organisaatiokehittämisen polulle, jossa pääsen havainnoimaan ja kehittämään työyhteisöjen ja tiimien vuorovaikutusta päivittäin. Nostin aiemmassa blogissani vuorovaikutuksen yhdeksi keskeiseksi uuden ajan tiimityötaidoksi. Nyt haluan syventää tätä näkökulmaa ja siksi kutsuin kanssani dialogiin vuorovaikutukseen erikoistuneen tutkijan Tomi Laapotin.

Tilannetaju ja kontekstitietoisuus

Millaista on laadukas vuorovaikutus tiimissä? William Isaacs paalutti aikoinaan dialogin tärkeimmät elementit: suora puhe, kuuntelu, kunnioitus ja odotus. Marcial Losadan tutkimus nosti esiin myönteisen puheen merkityksen sekä hyvät avoimet kysymykset. Viime aikoina puheisiin on noussut vahvasti myös empatian merkitys vuorovaikutuksessa.

Onko jotain vuorovaikutuksen lainalaisuuksia jotka yleensä tuottavat kokemuksen onnistuneesta vuorovaikutuksesta? Tätä kysyin myös Tomilta.

Yleensä vuorovaikutuksen asiantuntijoilta odotetaan universaalia “tässä 5 askelta toimivaan vuorovaikutukseen – tyyppistä listaa”. Itse ajattelen että ei ole olemassa yhtä ihannetta toimivasta vuorovaikutuksesta. Oma näkökulmani pohjautuu kompleksisuusajatteluun. Kun toimimme kompleksisessa ympäristössä ei ole olemassa yhtä oikeaa tapaa tai ratkaisua. Ja samalla jokainen ratkaisu on oikea. Emme tiedä ennakkoon tai edes jälkikäteen oliko tämä oikea ratkaisu. Eri tiimeissä ja tilanteissa on erilaiset 5 askeleen listat, joilla vuorovaikutus ja tiimin toiminta saadaan tilanteeseen nähden tehokkaaksi ja tarkoituksenmukaiseksi, toteaa Tomi Laapotti

Ei siis ole olemassa yhtä totuutta siitä mitä on hyvin toimiva vuorovaikutus. Tiimiltä tarvitaan ennemminkin kykyä tunnistaa missä tilanteessa olemme, mitä yritämme ja millainen vuorovaikutus ja toiminta olisi juuri nyt kaikkein fiksuinta.

Ensin pitää tietää mitä ollaan tekemässä, jotta tiedetään miten tehdään se hyvin. Proaktiivisuutta korostetaan paljon mutta itse asiassa reaktiivisuus nousee tässä ajassa erittäin tärkeäksi taidoksi. Se on kykyä vastata ympäristön jatkuviin muutoksiin, Laapotti korostaa.

Tavoitekeskeinen ja ymmärrystä lisäävä vuorovaikutus

Tilannetietoisuus tarkoittaa sitä, että tiimi hahmottaa millaista keskustelua tässä kohtaa tarvitaan. On hyödyllistä tunnistaa, tarvitaanko enemmän tavoitekeskeistä vai ymmärrystä lisäävää vuorovaikutusta? Tavoitekeskeistä vuorovaikutusta tarvitaan, kun halutaan kaventaa fokusta ja mennä eteenpäin: hakea päätöksiä, sopia seuraavista askelista tai priorisoida tekemistä. Ymmärrystä lisäävää vuorovaikutusta tarvitaan, kun ollaan tekemisissä monimutkaisten ja -näkökulmaisten tilanteiden kanssa. Silloin on tärkeää laajentaa näkökulmia, hakea ymmärrystä tiimin ulkopuolelta sekä pidättäytyä liian nopeista ratkaisuista.

Tiimin on tärkeää osata käydä näitä molempia keskusteluja – usein jopa samassa tilanteessa. Pelkällä tavoitekeskeisyydellä emme saa riittävää ymmärrystä ja pelkällä ymmärrystä lisäävällä keskustelulla poljemme paikallaan. Kokoukset ovat tyypillinen esimerkki tavoitekeskeisestä vuorovaikutuksesta. Kokoukset ovat usein rakennettu vahvasti tavoite- ja päätösorientaation kautta: ennakkoon valmisteltu agendalista joka pyritään puheenjohtajan voimin saamaan maaliin kokouksen aikana. Samaan aikaan osallistujat usein toivovat enemmän aikaa keskustelulle ja yhteiselle pohdinnalle. Tomi Laapotti tutki väitöskirjassaan erityisesti sairaalajohtoryhmien kokousten vuorovaikutusta.

Osallistujat kokivat ilmapiirin avoimeksi ja heillä oli kokemus keskustelevista kokouksista. Vuorovaikutuksen tarkastelu kuitenkin osoitti, että valtaosa keskusteluista on kahdenkeskisiä puheenjohtajan ja yhden osallistujan välillä. Organisaatiorakenteet ohjaavat vuorovaikutusta ja useinkaan sitä ei edes tiedosteta, Laapotti huomauttaa.

Yksilöllinen ja yhteisöllinen prosessi

Jos halutaan kehittää tiimin vuorovaikutusta, niin mitä pitäisi kehittää? Kehitetäänkö tiimin jäsenten osaamista vai tiimin keskinäisiä suhteita. Vai molempia? Vuorovaikutus on sekä yksilön että tiimin prosessi. Molemmat ovat läsnä koko ajan ja vaikuttavat toisiinsa.

Seuraavaksi avaan näitä neljää näkökulmaa vuorovaikutuksen kehittämiseen:

• Omat ajattelumallini ohjaavat käyttäytymistäni ja valintojani. Olenko tietoinen omista ajattelumalleistani ja niiden vaikutuksesta vuorovaikutustilanteissa? Miksi toimin niin kuin toimin?
• Käyttäytyminen on aina valintoja. Sanonko vai jätänkö sanomatta? Kuuntelenko vai onko ajatukseni muualla? Osallistunko vai jäänkö sivuun? Omilla valinnoillani on aina vaikutus. Vuorovaikutustilanne on jatkuvaa vallan käyttöä eri tavoin. Miten otan vastuuta tietoisesti omista vuorovaikutuksen valinnoista eri tilanteissa?

On tärkeä taito osata havainnoida omien ajattelumallien ja käyttäytymisen välistä suhdetta. Ne eivät ole aina täysin linjassa ja tällainen ristiriita voi olla este kehittymiselle. Esimerkiksi silloin, kun oma mielikuva on, että asioista keskustellaan tiimissä avoimesti, mutta todellisuus onkin jotain muuta.

• Niin kuin Laapotti aiemmin totesi niin organisaation rakenteet ohjaavat tiimin vuorovaikutuksen tapaa. Miksi toimimme tässä kokouksessa näin? Mikä muoto ja rakenne meitä ohjaa ja onko se hyödyllinen? Ja onko meillä organisaatiossa riittävästi erilaisia foorumeita ja rakenteita, joissa on mahdollisuus yhteisen ymmärryksen luomiseen?
• Yhteinen historia ja kulttuuri ovat aina läsnä tiimin vuorovaikutuksessa. Miten totutut toimintatavat ja menneisyys vaikuttavat siihen miten toimimme? Millaisia toimintatapoja meille on huomaamatta juurtunut? Tässä kohtaa Laapotti korostaa myös tiimin metataitoja:

Jos halutaan toimivaa vuorovaikutusta, niin tiimissä pitää pystyä puhumaan myös vuorovaikutuksesta prosessina, eli siitä millaista on meidän mielestä tiimin hyvä vuorovaikutus vaihtuvissa tilanteissa?

Jos haluat ajankohtaista tutkimustietoa tiimeihin liittyen niin tässä Tomi Laapotin pari vinkkiä tuoreista väitöskirjoista:

Vuorovaikutusosaamisen yhteisyys työelämän tiimeissä (FM Tessa Horila) 
Onnistuminen työelämän tiimeissä (FM Mitra Raappana)