Aloitetaan hyvillä uutisilla: Onnistuakseen johtoryhmän tulee laittaa kuntoon neljä edellytystä.

Huonot uutiset: Yhden kuntoon laittaminen muuttaa tarpeita myös muiden osalta.

1. Foorumit

Lähdetään liikkeelle helposta: Ensimmäisenä johtoryhmän on hyvä pohtia, tapaako ryhmä sopivan usein. Luottamus rakentuu yhdessä tekemisen kautta ja luottamusta toisiin johtoryhmässä tarvitaan, kun organisaatiota kuljetetaan kohti tuntematonta. Lisäksi voi miettiä vaikka näitä kysymyksiä:

• Onko meillä yhteistä aikaa asioiden äärelle pysähtymiseen?
• Ovatko paikalla oikeat ihmiset suhteessa siihen, mitä yritämme saada aikaiseksi?
• Ovatko kaikki jäsenet läsnä sekä fyysisesti että henkisesti?
• Onko tapaamisten rytmi oikeassa suhteessa organisaation ja ulkopuolisen maailman rytmiin?

Mittariksi soveltuu: Kuinka usein asiaa aloitetaan johtoryhmässä, mutta työnnetään se ajanpuutteen vuoksi jonnekin muualle siten, että johtoryhmä ei synnytä siihen lisäarvoa?

2. Asiat

Asioiden suhteen liikkeellepaneva kysymys on, onko johtoryhmän pöydällä oikeita asioita. Kaikilla johtoryhmäläisillä on taatusti kokemusta turhan yksityiskohtaisten asioiden käsittelystä. Asioiden, joiden suhteen paras asiantuntijuus ei löydy johtoryhmästä. Siksi on välttämätöntä pysähtyä aika ajoin yhdessä tutkimaan asialistaa, jotta saadaan yhteistä merkitystä valituille, käsiteltäville asioille. Tämän jälkeen on hyvä jatkaa vaikka näillä kysymyksillä:

• Onko meillä sopivasti asioita suhteessa käytettävissä olevaan aikaan?
• Koskevatko asiat ainakin valtaosaa johtoryhmäläisistä?
• Miten, ja kenen toimesta, asiat tuodaan johtoryhmään?

Mittari: Pari asiaa tunnissa lienee maksimi, jossa johtoryhmän keskustelu voi tuottaa lisäarvoa. Esimerkiksi 10 asiaa ja 1 1/2 tuntia tarkoittaa, että ei ole tarkoitus keskustella eli kokoonnumme turhaan. Tiedottamiseen on parempiakin työkaluja.

3. Puhummeko asioista oikein?

Kolmannessa kohdassa mennään kohti haastavampaa. Tunnistan ainakin pari ei niin hyödyllistä orientaatiota.

• Päätösorientaatio: Professori Eero Vaara ampuu alas organisaatiossa vallitsevia myyttejä. Herkullinen ja tähän kohtaan sopiva kannanotto on, että päätösten vaatiminen on vanhanaikainen ja huono yleisneuvo, joka yksinkertaistaa sitä, miten asioita oikeasti saadaan aikaiseksi. Kehitys ei tapahdu suurten päätösten vaan pienten liikkeiden myötä, kun tekeminen suunnataan tavoitteiden mukaiseksi.
• Seurantaorientaatio: Asiat tulevat näytille, jonka ympärillä käydään pikkunäppärää ja pisteliästä small talkia ja mennään seuraavaan.

Mittari: Jos asia ei näytä erilaiselta keskustelun jälkeen useamman osallistujan näkökulmasta, niin keskustelu ei ole ollut kovin hyödyllistä. Johtoryhmädialogin tavoitteena on rikastaa ja moninäkökulmaistaa asioita, jotta tiedetään, mitä seuraavaksi kokeillaan.

4. Kruunu: Oppiminen on tärkein tavoite!

Kun johtoryhmä valitsee tavoitteekseen oppia, käy yleensä niin, että johtoryhmä alkaa käyttää enemmän aikaa yhdessä. Silloin mielenkiinto siirtyy myös moniin muihin reflektiivisiin kysymyksiin, kuten

• Mitä minä tuon johtoryhmään?
• Millainen on johtoryhmän rooli tässä organisaatiokulttuurissa?
• Mihin suuntaan haluamme kulttuuriamme viedä ja millä tavalla saamme tämän aikaiseksi?

Johtoryhmä ei olekaan enää asioiden hoitaja vaan uudistavan organisaatiokulttuurin rakentaja.

Mittari: Lähdenkö johtoryhmästä energisempänä kuin sinne mennessä? Jos lähden energisempänä ja oivallusten innoittamana, levitän juuri sitä ympäristööni.

Sitten vielä tsekkauslistan käytöstä…

Johtoryhmän, niin kuin koko organisaationkin, toiminnasta on helppo löytää kummallisuuksia. Hyvin usein ne ovat asioita, jotka jossakin ajassa ja tilanteessa ovat olleet hyödyllisiä ja parhaita mahdollisia toimintatapoja. Ajan saatossa niistä on kuitenkin tullut riippakiviä. Jos näitä erehtyy isoon ääneen moittimaan, saa osakseen yleensä joko äänekästä tai äänetöntä vastustamista ja loukkaantumisia. Niinpä siis tehokkain tapa muuttaa asioita on etsiä kysymysten avulla toimivaa tekemisen tapaa ja osoittaa arvostusta oman aikansa tärkeitä juttuja kohtaan. Ja kas kummaa, syntyy halua ja valmiutta uudistua.