Julkaisija: ← Blogi

Kaikki muuttuu | Allting förändras

Organisaatioissa kohtaamieni ihmisten reaktiot ovat usein seuraavanlaisia: ”Nykyään on niin paljon muutoksia, ennen ei ollut niin, toivomme työrauhaa ja vakautta, jotta voisimme keskittyä oikeisiin töihin”. Olen näissä keskusteluissa kysynyt: ”Missä kohtaa muutoksesta tulee muutos?”, en ole vielä saanut vastausta tähän kysymykseen.

Myös organisaation johto painii saman ongelman kanssa eri näkökulmasta: ”Olemme suurten muutosten äärellä, mutta miten saisimme organisaation ymmärtämään, miten saamme muutokset toteutettua?” Organisaation halutaan siis muuttuvan, mutta ei ilman kontrollia. Halutaan muutosta yhdestä tilasta toiseen, halutaan hypätä A:sta B:hen, kunnes seuraava muutos on ovella.

Molemmissa tapauksissa kaivataan vakautta, toisin sanoen tilaa ilman muutosta. Mutta onko maailma sellainen?

Organisaatiot ovat järjestelmiä, jotka koostuvat ihmisistä. Organisaatiot ovat toisten systeemien sisällä ja keskellä sekä alemmalla että ylemmällä tasolla. Kaikki on liikkeessä, kaikki muuttuu jatkuvasti. Organisaatiot eivät ole staattisia objekteja, vaan prosesseja, jotka pyrkivät toteuttamaan jotakin, joka on asetettu niiden elämäntehtäväksi.

Olen nähnyt monia esimerkkejä, joissa on tehty muutoksia uusien rakenteiden, prosessien tai (IT-) järjestelmien muodossa. Prosesseja, joissa on ”housut kintuissa” jouduttu toteamaan, että ei tämä toimi. Yhteistä näille tapauksille on yleensä, että ihmisiä ja heidän tarvettaan muodostaa yhteistä ymmärrystä muutoksesta ei ole huomioitu. Yhteistä on myös, että ongelmia on pyritty ratkaisemaan entistä tarkemmilla prosessimäärityksillä.

Kun haluamme kaiken toimivan määrätyllä kontrolloitavalla tavalla, kohtaamme ongelmia, eli häiriöitä, jotka sitten yritämme eliminoida. Luopumalla ajatuksesta vakaudesta ja muutoksesta kontrolloitavina, toisiaan seuraavina jaksoina, voimme tarkastella muutosta uudesta näkökulmasta. Häiriöistä tulee silloin informaatiota, joka kertoo meille jotakin oleellista muutoksesta. Voimme suhtautua uteliaisuudella häiriöihin, tulivat ne sitten systeemimme ulko- tai sisäpuolelta.

Häiriöt ovat – tai niiden koetaan olevan – erilaisuutta. Erilaisuus synnyttää jännitteitä, josta syntyy liikettä. Mitä enemmän erilaisuutta, sitä enemmän liikettä, eli muutosta, ja päinvastoin. Ei ole mahdollista eristäytyä suljettuihin järjestelmiin, koska ympärillämme tapahtuu muutoksia, joihin emme voi vaikuttaa. On parempi adaptoitua, olla jatkuvasti valppaana ja kiinnostunut siitä mitä tapahtuu oman systeemimme ulko- ja sisäpuolella. Kysy jatkuvasti: Mistä tämä häiriö haluaa kertoa meille? Mitä voimme oppia tästä?

Organisaatiokulttuuri, jossa jatkuvasti keskustellaan läpinäkyvästi, järjestäytyneesti ja järjestäytymättömästi, onnistuu helpommin adaptoitumaan. Tätä keskustelutyyliä voi toteuttaa kysymällä:

  • Mitä näemme, mitä kuulemme, mitä ymmärrämme juuri nyt, kun tarkastelemme tietoa eri näkökulmista, mikä on samaa/mikä erilaista?
  • Miten ymmärrämme havaintomme, mitä se meille merkitsee tässä yhteydessä, mitä vaihtoehtoisia tulkintoja tunnistamme, mitä vaihtoehtoja meillä on jatkon kannalta?
  • Miten jatkamme tästä, mitä kokeilemme, miten arvioimme seuraukset…kunnes voimme aloittaa uuden kysymysten ja adaptoitumisen kierroksen

Näitä keskusteluita voi käydä sekä suuremmassa että pienemmässä mittakaavassa, ryhmissä sekä kahden kesken.

Keskustelkaa enemmän, ja paremmalla tavalla!

Terveisin CoachKim


Allting förändras

Då jag besöker organisationer möter jag ofta personalens reaktioner: ”det är så många förändringar nuförtiden, förut var det inte så, vi hoppas på arbetsro och en period av stabilitet då vi får fokusera på själva jobbet”. Då brukar jag fråga: ”När blir en förändring en förändring?”, jag har ännu inte fått svar på den frågan.

Ledningen tampas med samma problem ur en annan synvinkel: ”Vi står inför stora förändringar, men hur skall vi få organisationen att ta till sig förändringarna, hur kan vi implementera det nya?”.  Man vill att organisationen skall förändras, men inte hur som helst och inte okontrollerat. Man vill förändra från ett tillstånd till ett annat, hoppa från A till B, tills nästa förändring står vid dörren.

I båda fallen längtar man efter stabilitet, dvs ett tillstånd utan förändring. Men är världen sådan? Organisationer är system som består av mänskor och existerar i och bland andra system på lägre och högre nivå. Allt är i rörelse, allt förändras konstant.  Organisationer är inte statiska objekt, utan snarare processer för att utföra något som ställts som deras livsmening.

Jag har sett många exempel på att man infört förändring i form av nya strukturer, processer eller (IT-)system där man blivit ”tagen på sängen” då det inte funkar. Gemensamt är oftast att man förbisett mänskorna och deras behov av att skapa gemensam mening kring det nya. Gemensamt är också att man försökt tackla problemen genom ännu mer detaljerade processbeskrivningar.

Vill vi att allt skall fungera på ett visst kontrollerbart sätt stöter vi på problem, dvs. störningar vilka vi därefter strävar efter att eliminera. Släpper vi tanken om stabilitet och förändring som kontrollerbara på varann följande perioder kan vi se på förändring ur ett nytt perspektiv. Störningarna blir då något som informerar oss om förändringen. Vi kan förhålla oss med nyfikenhet till störningarna vare sig de kommer utifrån eller inifrån våra system.

Störningarna är, eller upplevs som, olikheter. Olikheter skapar spänningar, som i sin tur skapar rörelse. Ju mera olikheter desto mera rörelse, dvs förändring, och tvärtom. Det går inte att isolera sig i slutna system, det sker konstant förändringar i vår omgivning som vi inte kan påverka. Det är bättre att adaptera sig, att konstant vara aktsam och nyfiken på det sker utanför och inom våra system. Ställ konstant frågan: vad vill denna störning informera oss om? Vad kan vi lära oss av detta?

En organisationskultur där det normala är att föra återkommande transparenta diskussioner, både organiserat och oorganiserat, klarar bättre av att adaptera sig. Detta kan ske t.ex. med hjälp av frågor som:

  • Vad ser vi, vad hör vi, vad uppfattar vi just nu då vi ser på informationen ur olika synvinklar, vad är lika/vad är olika?
  • Hur tolkar vi den informationen, vad betyder det för oss i detta sammanhang, vilka alternativa tolkningar ser vi, vilka alternativ har vi att välja mellan
  • Hur går vi vidare, vad prövar vi på, hur utvärderar vi utfallet….tills vi startar nästa runda av frågor och anpassning

Dessa diskussioner kan föras både i större och mindre skala, i grupper och i möten mellan två kollegor.

Diskutera mera och på ett bättre sätt!

Hälsar CoachKim

 

Ota yhteyttä