Julkaisija: ← Blogi

Toimitilauudistuksissa rennosti ja skarpisti

Toimitilauudistukset ovat tätä päivää sekä yrityksissä että julkisissa organisaatioissa. Rentous ja skarppius on itselleni tuttu teema itsensä johtamisen osalta. Nyt pohdin, miten tätä mielen ja tekemisen tilaa pidetään yllä isoissa toimitilauudistuksissa yhteisötasolla. Tuon esille pari pientä konkreettista hetkeä, jotka mielestäni sisältävät isomman tarinan ainekset.

Minulla on ollut alkuvuonna mahdollisuus työskennellä kahden asiantuntijayhteisön kanssa, joista toinen on siirtymässä ja toinen juuri siirtynyt uusiin toimitilohin. Molemmat ovat tietoisesti kehittämässä toimintakulttuuria ja arvostavat mahdollisuutta, joka tarjoutuu tilavaihdoksen myötä. Toimitilamuutos kirkastaa ja tekee käsin kosketeltavaksi sen, mikä on arvokasta kunkin omassa asiakastyössä ja mitkä ovat onnistumisen edellytykset.

Muuttoa valmistelevan ison työyhteisön tila- ja toimintatapapohdinnoissa nousivat esille koko työyhteisön työssä onnistumisen avanhenkilöt: vahtimestarit. He ovat asiakaskohtaamisen ammattilaisia, joiden ystävällisyys, kohtaamistaidot ja tilanneherkkä toiminta nousee sille kuuluvaan arvoonsa. En väitä, että heitä ei olisi arvostettu jo aiemmin, mutta nyt se on näkyvää koko yhteisössä.

Toimitilamuuttoa valmistelevan tilaisuuden lopussa yksi vahtimestareista totesi: ”On se hienoa, että tällaista keskustelua on. Jutellaan näin ennakkoon yhdessä asioista ja etsitään keinoja isolla porukalla”. Oman työajan käyttö yhteiskeskusteluun ja -suunitteluun on hänelle uutta. Samalla vahtimestari otti ison vastuun ns. avajaispäivästä. Asiakasvirtahuoli ratkeaa vasta, kun ovet uusin tiloihin aukeavat. ”Katsotaan sitten, miten se sujuu ja muutetaan tarpeen mukaan tapojamme”, hän totesi rauhallisen luottavaisena ja samalla toi olemuksellaan levollisuutta koko muuhun työyhteisöön.

Toisen yhteisön kanssa vietimme iltapäivän uusissa toimitiloissa. Tutustuimme tiloihin ja toinen toisiin kevyesti ja toiminnallisesti, tutkivalla mielellä ja oikeita asioita tekemällä. Pelisääntökeskustelua oli käyty aiemmin runsaasti. Yhteisen tilaisuuden päätteeksi asiantuntija kiteytti: ”Vielä istun aika jäykkänä keinussa, mutta sitten kun olen kotiutunut tänne, olen siinäkin rennon skarpisti”. Keinu aikuisten oikeasti työpaikalla?

Väitän, että samanlaiset monitoimitilat näyttäisivät toimivan sekä lapsille, nuorille että aikuisille. Ymmärtääkseni tämä on vielä tutkimaton sarka toimitilauudistuksissa. Ainakin oma uteliaisuuteni on herätetty: mitä voisimme oppia, kun matkassamme on leikkisä ja tutkiva mieli.
Näiden kahden yhteisön kanssa tunnistimme keskeisiä keinoja toimitilauudistusten alkuvaiheessa:

  • Jutellaan kahvitauolla, mikä juuri tänään sai minut tuntemaan itseni tervetulleeksi.
  • Tilamuutos mahdollistaa arvokkaiden ammattiosaamisten, periaatteiden ja asioiden näkyväksi tulemisen. Tehdään se siis näkyväksi.
  • 100 %:n ystävällisyys vieraammissa ja tutuissa päivittäiskohtaamisissa on alkuvaiheen valtava voimavara.
  • On oleellista on tunnistaa, mikä tukee jokaisen työntekijän rentoutta ja skarppiutta omassa työssä ja työtiloissa.
  • Puhutaan siitä, mikä tekemisen tapa tulee “häirityksi” uusissa tiloissa, mitä uutta tulee kutsutuksi esiin ja mistä silloin voimme luopua.
  • Tehdään heti jotain toisin uusissa tiloissa, esimerkiksi 5–30 min liikuntahetkiä kesken työpäivän porukalla, ns. talon valtausta uusilla tavoilla.
  • Ad hoc -tuen käyttö kasvokkain tai pikaviestimen kautta. Avun pyyntö ja nopea asian hoitaminen ovat arvostuksen osoituksia kollegoita kohtaan.
  • Tehdään konkreettiset tilaukset asiantuntijatiimien välillä: ”Mitä haluamme tehdä/oppia kanssanne, mikä ennen ei ollut samalla tavoin mahdollista.”

Laitahan viestiä, jos tämän ajatuksen pallottelu kiinnostaa. Jatketaan ihmettelyä yhdessä. Olemme nyt myös Sennaatin kumppanina toimintakulttuurien rakentamisessa.