← Asiakastarinat

Yhteiskehittäminen muutosten onnistumisen ytimessä Ulosottovirastossa

Ulosottovirastojen toimintaan tuli vuoden 2018 alussa isoja muutoksia, kun virastot yhdistettiin ja toimintoja keskitettiin alueellisesti sekä valtakunnallisesti. Ennen uudistuksia Helsingin ulosottoviraston tavoitteena oli hioa omat prosessinsa kuntoon. Yritys halusi luoda uusia työskentelytapoja ja muotoilla tekemistään niin, että toiminta olisi parasta mitä asiakkaille voidaan tarjota.

Toimistopäällikkö Mirja Huttunen kertoo, että tavoitteena oli löytää yhteiskehittelyn avulla keinoja yhtenäistää toimintaa.

Meillä oli hieno mahdollisuus kokeilla ja etsiä uusia toimintatapoja, kehittää jotain uutta. Humapin kanssa olemme saaneet aidosti toimia ja kokeilla. Ilman tukea emme olisi saaneet uusia käytäntöjä osaksi arkeamme näin nopeasti. Myös alkuun pääsemisessä ulkopuolisesta kumppanista oli valtava apu. Hallittavuus ja ryhti säilyi, emmekä joutuneet alkukaaokseen, muistelee Huttunen.

Terhikki on ollut uudistumistyössä tukenamme vuodesta 2012 saakka. Hän osaa laittaa ihmiset ajattelemaan. Hän ei lankea esittämään vanhoja tuttuja kysymyksiä vaan haastaa meitä uudenlaiseen ajatteluun ja tekemiseen eikä aliarvioi osaamistamme, Huttunen kiittää.

Ulosottovirastossa yhteiskehittämisen kokonaisuus rakennettiin palvelemaan koko organisaatiota. Yhteisiä teemapäiviä ja kokoontumisia pidettiin säännöllisesti ja työskentelyä tuettiin digitaalisen fasilitoinnin ja työskentelyn avulla.

Alusta antoi meille potkua työskentelyyn ja tuki etenemistämme vaiheesta toiseen. Jotta prosessien kehittely ei jäisi tulevaisuudessakaan vain avain- ja eturyhmien tekemiseksi, meidän pitää panostaa vielä koko ison organisaatiomme aktivoimiseen ja mukanaoloon.

Tuloksiin päästiin Huttusen mukaan Ulosottovirastossa todella nopeasti. Yhteiset keskustelut, mielipiteiden vaihtaminen, toisten perusteluiden kuunteleminen ja yhteisten mallien etsiminen ovat olleet prosessin parasta antia.