← Asiakastarinat

Suuria johtamisen ja esimiestyön muutoksia Kansallisarkistossa

Kansallisarkiston ja seitsemän maakunta-arkiston sulauttamisprosessi aloitettiin neljä vuotta sitten. Lakiuudistusta ei ole saatu vielä voimaan, mutta kaikkien tahojen on tarkoitus yhdistyä Kansallisarkisto-nimiseksi virastoksi vuoden 2018 aikana.

Humap on ollut organisaatioiden tukena suuren muutosprosessin valmisteluissa. Prosessissa on tuettu yhdessä erityisesti koko organisaation mukaan ottamista. Muutoksessa hyödynnetään digitaalisia osallistamisen tapoja, mikä on mahdollistanut eri toimipaikoissa työskentelevien työntekijöiden avoimen keskustelun.

Kansallisarkiston uudistus näkyy hallintojohtajan Anitta Hämäläisen mukaan erityisesti johtamisen ja esimiestyön muutoksina.

Muutos tietysti pelottaa erityisesti maakunta-arkistoissa, sillä paikallisten arkistojen itsenäisyys heikkenee uudistuksen myötä. Pitkään epävarmuudessa ja välitilassa oleminen näkyy myös työilmapiirissä negatiivisella tavalla prosessin venymisen myötä, Hämäläinen kertoo.

Uudistustyö ja sen valmistelu on lakimuutoksen etenemisen kankeudesta huolimatta aloitettu ja uusia toimintatapoja sovellettu niin pitkälle kuin nykyisen lain puitteissa on mahdollista ollut. Hallintotehtäviä on keskitetty ja työtehtäviä järjestelty uudelleen.

Haastatteluista vauhtia muutosprosessiin

Muutosprosessin työstäminen lähti käyntiin avainhenkilöiden haastatteluilla, joista poimittiin esiin tärkeimmät yhteiset keskustelunaiheet. Johto tuotiin koko organisaatiolle näkyväksi digialustalla jaettujen videoiden kautta, ja muutoksen etenemisestä kerrottiin alustan ja videoiden avulla kaikille tasapuolisesti.

Videoiden hyödyntäminen muutoksesta puhuttaessa oli hieno kokemus, sillä johtajista tuli esiin inhimillinen puoli. Se jää perinteisessä tiedotuksessa usein uupumaan. Saimme rakennettua uudella tavalla avointa keskustelua henkilöstön ja johdon välille, mikä on parantanut työilmapiiriämme. Digialusta on toiminut meillä aidosti keskusteluiden mahdollistajana.

Hämäläinen kertoo muutosprosessin vaikuttaneen positiivisesti organisaation avoimen keskustelun kehittymiseen. Muutos ei ole kuitenkaan vielä ohi, joten seuraavaksi on tarkoitus siirtyä epävarmuuden ja muutoksenhallinnan käsittelyyn, yhdessä Humapin kanssa. Konkreettista lakipäätöstä kuitenkin odotetaan yhä, mutta muutoksen todeksi elämiseen ollaan valmiita.