Asiakastarina

Kansallisarkisto

Valtion virastojen hallinnollisten kevennystoimien myötä Kansallisarkisto ja seitsemän maakunta-arkistoa tullaan sulauttamaan yhteen joustavammaksi hallinnolliseksi kokonaisuudeksi – yhdeksi Kansallisarkisto-nimiseksi virastoksi ensi vuoden aikana. Humap on organisaatioiden tukena suuren muutosprosessin valmistelussa.

Kansallisarkiston ja seitsemän eri maakunta-arkiston sulauttamisprosessi on pyöräytetty käyntiin nelisen vuotta sitten.  Monista tekijöistä johtuen lakiuudistusta ei ole kuitenkaan vielä saatu voimaan. Käsillä oleva uudistus tulee Kansallisarkiston hallintojohtajan Anitta Hämäläisen mukaan näkymään erityisesti johtamisen ja esimiestyön muutoksina.

Muutos tietysti pelottaa erityisesti maakunta-arkistoissa, sillä paikallisten arkistojen itsenäisyys heikkenee uudistuksen myötä. Pitkään epävarmuudessa ja välitilassa oleminen alkaa näkyä myös työilmapiirissä negatiivisella tavalla prosessin venymisen myötä, Hämäläinen kertoo.

Kansallisarkisto on lakiprosessin kankeudesta huolimatta aloittanut organisaatiomuutoksen valmistelut ja toteuttanut uudistuksia niin pitkälle kuin nykyisen lain puitteissa on mahdollista. Hallintotehtäviä on jo keskitetty ja työtehtäviä järjestelty uudelleen.

Tiedostamme, kuinka suuresta muutoksesta on kyse, ja mitkä ovat muutoksen vaikutukset henkilöstöömme ja heidän hyvinvointiinsa. Halusimme muutoksen tukemiseen osallistavan prosessin, jossa pyritään varmistamaan henkilöiden motivaatio ja osaaminen.

Hämäläisen mukaan muutoksessa nähdään myös paljon hyviä puolia ja uusia mahdollisuuksia: kun tarve paikalliselle johtajuudelle poistetaan, saadaan vanhoissa johtotoimissa työskentelevien toimijoiden asiantuntijuus organisaation käyttöön.

Yhtenä tavoitteenamme on valjastaa henkilöstön osaaminen uudella tavalla organisaation hyödyksi. Prosessien uudistamisen lisäksi haluamme luoda organisaatioon myös toimivat vuorovaikutuskäytänteet, Hämäläinen kuvailee.

Humap on ollut vuoden mittaisessa prosessissa tukemassa erityisesti koko organisaation mukaan kytkemistä. Muutosprosessissa hyödynnetään Humapin REAL-alustaa, joka on mahdollistanut eri toimipaikoissa työskentelevien henkilöiden avoimen keskustelun.

REAL on mahdollistanut sen, että muutosprosessia on voitu käsitellä koko henkilöstön voimin. Työkalun avulla olemme myös oppineet tuntemaan toisemme paremmin, ja henkilöstömme on yleisesti ottaen kiittänyt mahdollisuudesta osallistua keskusteluihin, joissa käsitellään yhteisiä tulevaisuuden näkymiä, Hämäläinen iloitsee.

Muutosprosessin työstäminen lähti käyntiin avainhenkilöiden haastatteluilla, joista saatiin poimittua esiin tärkeimmät yhteiset keskustelunaiheet. Organisaation johto tuotiin koko organisaatiolle näkyväksi digialustalla jaettujen videoiden kautta, ja muutoksen etenemisestä pystyttiin näin kertomaan kaikille tasapuolisesti.

Videoiden hyödyntäminen muutoksesta puhuttaessa oli hieno kokemus. Videoilla johtajista tuli esiin inhimillinen puoli, joka perinteisessä tiedotuksessa jää usein uupumaan. Videoiden ja digialustan avulla saimme rakennettua uudella tavalla avointa keskustelua henkilöstön ja johdon välille, mikä on parantanut myös työilmapiiriämme. REAL on toiminut meillä aidosti keskusteluiden mahdollistajana.

Hämäläinen kertoo muutosprosessin työstämisen vaikuttaneen positiivisesti organisaation avoimen keskustelun kehittymiseen. Muutosprosessi ei ole vielä kuitenkaan ohitse, joten seuraavaksi on tarkoitus siirtyä epävarmuuden ja muutoksenhallinnan teemojen käsittelyyn, yhdessä Humapin kanssa. Konkreettista lakipäätöstä kuitenkin odotetaan jo ja muutoksen elämiseen ollaan valmiita.

Arkistolaitos on opetus- ja kulttuuriministeriön alainen valtion viranomainen. Sen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja edistää niiden tutkimuskäyttöä. Tehtäviin kuuluu myös alan tutkimus- ja kehittämistoiminta. http://www.arkisto.fi/en/arkistolaitos

 

 

Toteuttamassa